5个简单的步骤为你的新员工设置工资单

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第一次设置工资单似乎令人生畏,但它对任何有雇员的企业主来说都是至关重要的。

既然你是雇主,CRA 希望你准确记录员工的工作时间、工资、扣除额等,这是你出于税收目的需要的。

在工资单上设置新员工并不像听起来那么难。五个简单的步骤,希望能帮助到你:


关键要领:

🔸作为雇主,你有责任代表你的雇员扣税。

🔸你必须从雇员的总收入中扣除省所得税,金额额因省而异。

🔸CRA对没有准确和按时收集和汇出员工来源扣除的企业进行处罚。

步骤1:在 CRA 开立工资账户

第一步是向加拿大税务局申请一个企业号码。如果你已经有企业号码 (BN),那么设置工资单非常简单。


将“工资账户”添加到你现有的 CRA 账户,您将获得一个15个字符的工资程序账户号码(包括你的9位数字的企业编号)。CRA将使用这个号码来识别你的企业,并从税收角度对其进行跟踪。

如果你没有公司编号,你将在完成开立工资计划帐户的过程中自动获得一个。


步骤2收集员工信息

即使对你的员工来说,也无法逃脱,工资单伴随着文书工作。你的新雇员的第一项工作将是向你提供他们的社会保险号码(SIN),并填写两份表格。联邦TD1和省TD1。

这些表格将提供你需要的信息,以计算从他们的收入中扣除多少所得税。这些文件只用于你的记录,不需要把这些文件寄给CRA。

在魁北克省,在填写联邦TD1的同时,雇员必须填写TP1015.3-V来源扣除申报表。


步骤3计算并预留 CRA 的扣除额

员工扣除

作为雇主,支付给新雇员的工资有一个变化,叫做来源扣除额。

你必须首先减去联邦和省的所得税、加拿大退休金计划(CPP)缴款和就业保险(EI)保费,而不是给你的雇员开一张总收入的支票。他们得到的支票反映了他们的 "净 "收入,也就是剩下的金额。来源扣除属于政府。

雇主扣除

请务必注意,CPP 和 EI 供款不仅仅来自你员工的收入。作为雇主,你有责任匹配你从他们的薪水中扣除的 CPP 金额。对于 EI,你需要比你的员工贡献略多一点的钱。当然,这也必须支付给 CRA。

⚠️ 提示:要计算你在来源扣除中的欠款,请查看 CRA 的工资扣除在线计算器 (PDOC)。它甚至考虑到不同的省和地区所得税率,使其超级准确。

步骤4:将来源扣除额汇至 CRA

一旦你计算出欠CRA的金额,支付这笔(每月)汇款的最简单方法是通过CRA网站。你也可以在任何主要的金融机构或通过你的网上银行账户支付。

对于大多数企业来说,汇款时间为每月15日。CRA对及时付款相当重视。尽你所能,避免逾期罚款。

⚠️ 提示:一旦你建立了完美的合规历史,你可能有资格按季度汇出工资扣款,而不是按月汇出。这对一些小企业来说更方便。


步骤5通过准备 T4 来结束你的纳税年度

作为雇主,你有责任为每个雇员填写一份T4。

T4记录了在收入和福利以及 CPP、EI 和所得税中支付的金额。你的员工在报税时将使用此单据来报告他们的就业收入。

作为雇主,你也有责任提交一份 T4 总结报告,该报告显示与你的工资计划账户相关的所有税额。这是在 2 月底之前在 CRA 提交的。

如果你是魁北克雇主,你还必须提交 T4 等值文件、Relevé 1 税单和一份雇主摘要,说明支付的总工资,并从来源扣缴魁北克扣款。

✨ 考虑从现在开始实现工资单自动化的好处

作为一个忙碌的企业主,你有责任确保所有的数字是正确的,并且你的员工(以及 CRA)按时获得报酬。

Annabelle 在 Etsy 上创作并销售一种艺术品。她雇用了她的第一位员工马蒂斯,并且即将计算他的第一笔薪水!首先,她会用马蒂斯的工作小时数乘以他的时薪来计算他在扣税前的总工资。然后,使用最近的减税表,计算从他的总工资中扣除什么,然后她支付给马蒂斯剩下的钱。 Annabelle 还将计算她的雇主供款,将其添加到马蒂斯的供款中,并在下一次工资单汇款中作为付款提交。

如果一想到要做到如此准确和高效就会感到压力,可以考虑使用薪资自动化软件来完成繁重的工作。像Quickbooks这样的在线薪资服务可以将报税、处理直接存款、生成薪资报告和计算预扣税款等任务自动化。所有这些都为你腾出宝贵的时间来专注于发展你的业务。